Bir kazı iyi yönetilmiş, düzenli bir çalışma olarak gerçekleştirilmiş olsa bile, uygun bir kayıt yapılmamış ve sonuçlar yayınlanmamışsa zaman yitirilmesinden başka bir şey değildir.Aslında bir yıkım olarak nitelendirilebilecek her kazının bitiminde geriye yalnızca çeşitli kayıtlardan başka bir şey kalmaz.Kazı sonrası analizler ve her tabaka için yapılacak rekonstrüksiyonlar yalnızca kazı alanında tutulmuş düzgün kayıtlarla mümkündür.Bu nedenle kayıtlar elden geldiğince tam ayrıntılı ve güvenilir olmalıdır.


20. yy. ın başlarındaki kazılarda kayıtlar yalnızca ana yapıların planı hakkında bilgi toplamayı ve buluntuların durumunu tespit etmeyi amaçlıyordu.Dikkat duvarların ya da öteki mimari özelliklerin planları yani tabakalanmadan çok, yapılar üzerinde yoğunlaşmıştı.Bu nedenle kesitlerde de toprak tabakaları ve özelliklerinden çok önemli mimari elemanların gösterilmesine çalışılmıştır.Taşınabilir buluntuların hangi tabakadan geldiğinin kaydedilmesiyle yetiniliyordu.Kazı kayıtları fazla gelişmiş değildi. Günümüzde bir kazıda en önemli sırayı kayıtlar almakta ve bununla ilgili olarak da kazı ekibinin sayısı gittikçe artmaktadır.Hatta denilebilir ki, bugün neredeyse bir kazının düzeni ancak kayıt sistemlerinin düzgünlüğü ile ölçülebilmektedir.

 
Önce şu belirtilmelidir ki bir kazıda ana kayıt sisteminin bel kemiği, ören yerinin plan-karelere bölünerek yapılan parselasyonudur.Çünkü tüm belgeleme çalışmaları hep bu parsellerden yararlanılarak gerçekleştirilmektedir.Bu yüzden parselasyon çalışması, arkeolojik kazının başlamasından önce, bitirilmiş olmalıdır.Arkeolojik kazılarda yazılı, çizili ve fotografik olmak üzere başlıca 3 tür kayıt bulunur.


A- YAZILI KAYITLAR:

Kazının gelişmesiyle ilgili olarak kazı alanında tutulmuş veya daha genel gözlemleri içeren kayıtları kapsar.Yakın geçmişin kazılarından kayıtlar daima sert kapaklı not defterlerine her alanın sorumlusu tarafından kurşun kalemle tutulurdu.Ancak günümüzün kayıt sistemlerinde bir standardizasyona gidilebilmesi amacıyla önceden hazırlanmış ve üzerinde cevaplanması gereken yerler bulunan, soru kağıtları kullanılmaya başlanmıştır.Bu tür kağıdın en önemli yararı, soru kağıdının kaydı yapan kişinin eksik not tutmasına tümüyle engel olmasıdır.Soru kağıtları ayrıca özellikle bilgisayarlarla daha sonra yapılabilecek analizler için uygun, tek düze bilgi vermeleri açısından da oldukça önemlidir.Önceden hazırlanmış soru kağıtlarıyla yapılan kayıt, kazı sırasında karşılaşılacak tabakaları oluşturan her bir birim için ayrı ayrı tutulur.Her biri ayrı birim kodu ya da numara taşımalıdır.Kazılan alanın tabakalanması ve buluntuların ele geçirildiği yer konusunda sağlıklı bilgiler edinmemizi sağlarlar.Bu yüzden soru kağıtlarıyla yapılmış kayıtlarla çizili kayıtlar arasında devamlı bir uyum sağlanması, sıhhatli bir kazı için vazgeçilmez özellikler arasındadır.

 
Bundan başka kazı başkanı ve yardımcıları tarafından tutulan gözlem ve düşüncelerinin kaydedildiği not defterleri de kullanılmaktadır. Sayfalarının numaralandırılması gereken bu defterlerde, sayfalardan birinin milimetrelik düzende diğerinin de çizgili veya kareli olması uygundur. Son yıllarda boyutlarının küçülmesiyle taşınabilirlik özelliği sayesinde bilgisayar artık kazı alanına ulaşmıştır.Bu sayede yazılı kayıtlar çok daha hızlı bir biçimde gerçekleştirilebilir.

 
Yazılı kayıtlardan bir başkası da; taşınabilir küçük buluntularla, hayvan ve insan kemikleri, botanik kalıntıları gibi öteki bulgularla ilgili olabilir. Dönemi ne olursa olsun bir kazıda ele geçirilen tüm buluntuların kaydı bulunmalıdır. Bu kayıt işlemi sırasında buluntunun tabaka içindeki birimi ile konumunun belirlenmesi son derece büyük bir önem taşır. Her buluntu ait olduğu birimle birlikte bir anlam taşır.Söz gelimi bir tandırın açılışı sırasında, tandırın içinde ele geçirilecek olan bir çömleğin birini belirlemeksizin, bulunmuş başka bir çömlekten daha anlamlı olduğu, şüphesizdir.


Stratigrafik bir kazıda tüm buluntular ait oldukları birimlere göre kaydedilirler.Eser bulunduğunda, yerinden oynatmadan önce açma içindeki yatay konumu ile önceden belirlenmiş nirengi noktasına göre, derinliği belirlenmelidir.Ölçüler alınırken şerit metreler kullanıldığı ve daima su düzecinden (terazi) yararlanılmalıdır.Derinlik için ise nivo ya da şakül kullanılmalıdır.Buluntu yerleri belirlenen eser, gerekiyorsa çizimi yapılıp, fotoğrafları da alındıktan sonra kaldırılır.Bu işlem sırasında bütün durundaki eserler ile tipolojik açıdan bilgi veren parçalar için ayrı bir buluntu fişi doldurulmalıdır.


Parçalar halindeki buluntular ise her tabaka ve her toprak birimi için belirlenmiş ve üzeri etiketlenmiş kutulara konulmalıdır Bu kutu üzerindeki etikette yer adı, açma numarası, tarih ve birim kodu ya da numarası ile açma sorumlusunun adı ve soyadı yazılı olmalıdır.

Veli SEVİN, Arkeolojik Kazı Sistemi el Kitabı, İstanbul, 1999.